Systream Blog Vissza a blog oldalra

okt 14

Noémi

Ügyviteli rendszer használata a szervizben

  • Created:2013 okt. 14. hétfő
  • Noémi

Van nekünk egy JÓL használható ügyviteli rendszerünk…

… ami megkönnyíti a mindennapi munkánkat, elmesélem hogyan.

Bemegyek a munkahelyemre, ami mára egy igen forgalmas, naponta 20-30 ügyfelet kiszolgáló autószervizzé nőtte ki magát. Eleinte, mikor megalakultunk, naponta csak pár ügyfél tért be hozzánk, nem volt nagy forgalom, így elegendő volt egy Excel táblázatba bepötyögni az érkező ügyfelek nevét, címét, telefonszámát, a szervizelendő gépjármű adatait, javítandó hibáit. Ez ment is egy darabig, de ahogy megszaporodtak az ügyfelek, javítások, teendők, új kollégák érkeztek, kezdett kaotikussá válni az ügyintézés, és követhetetlen lett a napi adminisztráció.

Na ez volt az a pillanat, mikor a főnök végre belátta, hogy tenni kell valamit, mert a kollégák naponta egymásnak estek a szervizben, hogy ki, kinek, mit, mikorra, mennyiért ígért és ment az egymásra mutogatás, nem beszélve arról, hogy ez az ügyfelek előtt is kínos magyarázkodásokat eredményezett.

A főnök végre bejelentette, hogy lecseréljük az anno jól bevált Exceles adminisztrációt és elkezdünk használni egy saját igényeinkre kialakított, testreszabható ügyviteli rendszert, ami lefedi az összes eddigi adminisztrációt. Először kicsit félve kezdtük használni, de nem kellett hozzá 1 nap és magunkénak éreztük a rendszert, mert valóban nem voltak benne felesleges ablakok, bonyolult szövegek, hanem kifejezetten a mi autószerviz tevékenységünkre tudtuk szabni, csak olyan modulokat állítottunk be, amiket valóban használunk, így “otthon” éreztük magunkat a használatakor. Ugye nem mindegy, hogy nap mint nap milyen rendszerben dolgozik az ember? Egészen belejöttünk a munkába, mindennek megvolt a maga helye, kényelmesen fel tudtuk vinni az ügyféladatokat, a kocsi adatait, stb… Fel tudtuk jegyezni ki javítja majd, mikorra jön érte a tulaj, stb, stb…. Aztán persze a szervizes kollégáknál is lecsillapodtak a kedélyek, mert minden szépen, rendben vezetve volt a rendszerben, mivel mindenki tudta, hogy ez mindenki közös érdeke, így megy majd olajozottan a munkavégzés.

Fel volt jegyezve minden folyamat: a szervizes kollégának ki lett osztva egy hibás gépkocsi. Kiválasztotta a “folyamatban” státuszt és megkezdte a bevizsgálást. A bevizsgálás után megállapította a kocsi hibáját, a javításra szoruló alkatrészeket. A rendszerbe bejegyezte a hibát és a cserélendő alkatrészek típusát, nevét, árát. ( Nem mellékes, hogy a szervizes nincs számítógéphez kötve, hiszen mobilján és tabletjén is használható a rendszer.)  Ezután egyszerűen kiértesítette az ügyfelet az árajánlatról, majd a tulajdonos által jóváhagyott javítás után bejegyezte a rendszerbe a kiértesítés időpontját, a munka és alkatrészek végösszegét és nekikezdett a kocsi javításának.  A tesztelés után a munkalapot lezárta megjavítva státuszban. A lapon tehát minden fontos adat, információ szerepel, ami szükséges lehet, sőt, a rendszerben bármikor, bármi utólag is visszakereshető, így mindennek megvan a nyoma, az ügyfél pedig egy jól átlátható, lényegi információkat tartalmazó munkalapot tart majd a kezében.

Összességében a rendszer által a munkavégzés is hatékonyabb, gyorsabb lett, a kollégák is egyszerűen tudják használni, így még több ügyfelet tudunk fogadni, amitől remélhetőleg a szerviz is növekedhet, terjeszkedhet. Ma már nem tudjuk elképzelni a napi munkát ügyviteli rendszer nélkül és bár az elején kicsit megijedtünk a használatától, nem kellett sok idő és mindenki egyszerűen tudta kezelni, mondhatni “belaktuk” a programot.

Ha hasonló cipőben járnak, kisebb vállalkozásuk, cégük van, ami folyamatosan növekszik, nő a forgalom, akkor mindenképp megfontolandó a megfelelő ügyviteli rendszer bevezetése a cégnél, vállalkozásnál, mert ezáltal sokkal hatékonyabb, gyorsabb lesz a mindennapi munkavégzés, ráadásul még időt is spórolnak vele és ugye tudjuk, az idő pénz 😉