Systream Blog Vissza a blog oldalra

aug 25

systream

Miért kell nekem ügyviteli rendszer?

  • Created:2013 aug. 25. vasárnap
  • systream

Felmerülhet a kérdés, hogy minek ügyviteli rendszer, hiszen eddig is milyen jól megvoltunk nélküle. Amit kellett azt megjegyeztük, papírra leírtuk, esetleg excelben vezettük.
Ezek az érvek kis cégeknél gyakran elhangzanak, és teljesen igazak – egy ideig.

Egy kis cég esetében könnyű észben tartani a dolgokat, azonban ahogy fejlődik a céged, egyre több mindenre kell figyelni. Minél többen dolgoznak egy cégnél, annál több a járulékos kommunikáció.

Képzeljük el, ha érkezik egy megrendelés, akkor arról az összes kollégának, aki a rendelésekkel foglalkozik, értesülnie kell. Meg kell zavarnunk a kollégákat a munkájukban, ráadásul meg is kell hogy jegyezzék a kapott információkat.

Nem tűnik túl hatékonynak, igaz?

Papíros dologgal mi a gond? Például van 20-30-50 függő rendelésed. Megérkezik az ügyfél, ki kell keresni a megrendelését. Szerencsétlenkedni kell a papírokkal. Elég kényelmetlen és nem túl hatékony.

Excel? Abban már lehet keresni! Ez igaz, csak a közös munka szörnyű vele. Nem tud egy excel fájlon egyszerre több kolléga dolgozni, így előbb – utóbb eltérő verziójú excel fájlok születnek majd, különböző tartalommal.

Akkor mi a jó megoldás? Természetesen egy ügyviteli rendszer bevezetése. Először nem kell feltétlenül egy bonyolult, de mindenképpen pár alapkövetelménynek jó, ha megfelel.

  • Lehessen strukturált adatokat tárolni benne,
  • azokat vissza lehessen keresni.

Nem bonyolult azonban mégis szükséges.

A “miért kell nekem ügyviteli rendszer”-re a válasz:

  • Könnyedén lehet tárolni a rendszerben olyan információkat, amiket nem szükséges továbbá észben tartani.
  • Ezek az adatok bármikor visszakereshetőek pillanatok alatt.
  • A közös munka a kollégákkal sokkal gördülékenyebb hiszen a kollégák számára is elérhetőek az információk.