Systream Blog Vissza a blog oldalra
Miért kell nekem ügyviteli rendszer?
Felmerülhet a kérdés, hogy minek ügyviteli rendszer, hiszen eddig is milyen jól megvoltunk nélküle. Amit kellett azt megjegyeztük, papírra leírtuk, esetleg excelben vezettük.
Ezek az érvek kis cégeknél gyakran elhangzanak, és teljesen igazak – egy ideig.
Egy kis cég esetében könnyű észben tartani a dolgokat, azonban ahogy fejlődik a céged, egyre több mindenre kell figyelni. Minél többen dolgoznak egy cégnél, annál több a járulékos kommunikáció.
Képzeljük el, ha érkezik egy megrendelés, akkor arról az összes kollégának, aki a rendelésekkel foglalkozik, értesülnie kell. Meg kell zavarnunk a kollégákat a munkájukban, ráadásul meg is kell hogy jegyezzék a kapott információkat.
Nem tűnik túl hatékonynak, igaz?
Papíros dologgal mi a gond? Például van 20-30-50 függő rendelésed. Megérkezik az ügyfél, ki kell keresni a megrendelését. Szerencsétlenkedni kell a papírokkal. Elég kényelmetlen és nem túl hatékony.
Excel? Abban már lehet keresni! Ez igaz, csak a közös munka szörnyű vele. Nem tud egy excel fájlon egyszerre több kolléga dolgozni, így előbb – utóbb eltérő verziójú excel fájlok születnek majd, különböző tartalommal.
Akkor mi a jó megoldás? Természetesen egy ügyviteli rendszer bevezetése. Először nem kell feltétlenül egy bonyolult, de mindenképpen pár alapkövetelménynek jó, ha megfelel.
- Lehessen strukturált adatokat tárolni benne,
- azokat vissza lehessen keresni.
Nem bonyolult azonban mégis szükséges.
A „miért kell nekem ügyviteli rendszer”-re a válasz:
- Könnyedén lehet tárolni a rendszerben olyan információkat, amiket nem szükséges továbbá észben tartani.
- Ezek az adatok bármikor visszakereshetőek pillanatok alatt.
- A közös munka a kollégákkal sokkal gördülékenyebb hiszen a kollégák számára is elérhetőek az információk.