Systream Blog Vissza a blog oldalra

feb 10

systream

Az 5 leggyakoribb ügyviteli probléma

  • Created:2014 feb. 10. hétfő
  • systream

Cégvezetőként biztosan belefutott már a következő problémák valamelyikébe, ezért összeszedtük azokat a felmerülő gondokat, amiket egy ügyviteli rendszer hiánya okozhat.

1, Elveszett, nem naprakész információ

Ez az egyik leggyakoribb probléma; a nem, vagy több helyen tárolt információ. Ha több kolléga dolgozik együtt, különösen fontos a megfelelő kommunikáció, az egységes csatorna ahhoz, hogy minél hatékonyabb legyen a munka. Tipikusan ilyen problémák: hol vannak elmentve adatok, van itt két Excel fájl is, melyik az aktuális, melyikben dolgozzak…?

2, Távoli elérés

Ha az irodában a gépen vannak meg az adatok, akkor azért lehet be kell autózni, hogy esetleg otthon is el tudjuk végezni a munkánkat, vagy ha megvan a fontos adat, már sokat dolgoztunk rajta, majd legközelebb elfelejtjük magunkkal vinni…
Azt hiszem nem nagyon kell magyarázni, mennyivel kényelmesebb, ha az ember csak belép az ügyviteli rendszerbe és elvégzi a szükséges adminisztrációt bármikor-bárhonnan, ahol van internet kapcsolat.

3, Iratok, dokumentumok

Ha leírunk mindent, előfordulhat, hogy sok papírra van szükség. Ez nem csak környezetvédelmi szempontból nem túl előnyös… Kimondottan macerás 100 papír közt megtalálni a megfelelőt, hát még mondjuk 2-3000 közt.
Papírral márpedig néha kell dolgozni. Pl szerződések, hivatalos dokumentumok… Mennyivel könnyebb lenne kezelni, átlátni, ha beérkezéskor az ember csak feltöltené egy dokumentumtárba, majd magát az iratot megfelelően archiválná, így bármikor elő kereshető lenne a dokumentum.

4, Határidők

Sok információ vesz körül minket. Nagyon nehéz őket szelektálni, a fontosakat észben tartani. Emberből vagyunk, néha elfelejtünk dolgokat. Van is egy mondás erre: “Akinek nincs esze, legyen notesze”. A mi megoldásunk egy kicsit máshogy szól: Akinek van esze, van ügyviteli rendszere 😉

5, Naprakész kimutatás

Komolytalan, mikor a cégvezető, vagy beosztottjai nincsenek tisztában alap információkkal, pl. hány megrendelés van, milyen termékek, milyen mennyiségben elérhetőek pontosan raktárról, milyen feladatok vannak még. Egy jó ügyviteli rendszerrel ezek a problémák is kiküszöbölhetőek.

Ajánljuk magunkat, keressen minket bizalommal!