Systream Blog Vissza a blog oldalra
Hogyan lesz hatékonyabb a munka egy ügyviteli rendszerrel?
Egy cégvezető joggal teheti fel a kérdést. Miért szánjon időt, energiát és pénzt egy ügyviteli rendszer bevezetésére?
Sokszor találkozunk azzal a problémával, hogy kevés az erőforrás, kellene még ember, „de a keretek szűkösek”, vagy a „terhelés, és a roham csak időszakos, erre most nem veszünk fel új kollégát”.
A másik dolog amit sokszor látunk az, hogy vannak monoton feladatok, amiket újra és újra meg kell csinálni, pl. árajánlat adás, beszállítói megrendelés, hó végi/év végi/évközi statisztika. Ezeket a dolgokat egy gép is csinálhatná automatikusan, igaz? Akkor miért ne csinálja?
Az ügyviteli rendszer egyik előnye, hogy bizonyos folyamatok nagyon leegyszerűsödnek, ezáltal kevesebb erőforrás szükséges az elvégzésükhöz, így több idő marad más feladatokra.
Egy ügyviteli rendszer hatékonysága az automatizációban rejlik. Automatikus árajánlat generálás, azonnal elkészülő statisztika, megrendelések kezelése.
Az erőforrás optimalizálásán kívül a hatékonyságot a céges ügyek feletti kontroll is erősíti. Ha a döntéshozó gyorsan átlátható képet kap a cég folyamatainak állapotáról, jobb, előrelátóbb döntéseket tud hozni, például raktárkészlettel kapcsolatban, vagy időbeosztással, szabadságolással kapcsolatban.
A munkatársak hatékonysága is mérhetővé válik, ezáltal egy kis verseny is kialakulhat, ami pozitívan hathat a munka teljesítményére. Ezen kívül könnyen lekérdezhető, kik teljesítenek a legjobban, persze az indokolatlanul alulteljesítő, lusta kollégák kiszűrésére is alkalmas lehet.
Azt mondják, hogy csak akkor ismersz valamit igazán, ha a hibáit is ismered. Nem feltétlenül a cikk része, de felmerülhet a kérdés: jó-jó mindez szép, de hol van a „de”?
Egy ügyviteli rendszer bevezetése használata pénzbe, időbe és energiába kerül. Ahhoz, hogy hatékony rendszert vezess be, sok egyeztetés, munka, tanítás, fejlesztés szükséges. Ez nem zsákbamacska, ezek számolható költségek. Egy ügyviteli rendszerrel mondjuk +1 ember munkáját meg tudod spórolni. Számolj utána.