Systream Blog Vissza a blog oldalra
10 titok az ügyviteli rendszered megfelelő bevezetéséhez
1. Nagyon fontos átgondolnod, hogy kell-e neked ügyviteli rendszer. Általában ha felmerül a kérdés, akkor kelleni fog, de azért érdemes újra átgondolni.
2. Mire szeretnéd használni a rendszert? Gondold át, hogy milyen folyamatokat kell, hogy támogasson a rendszer, miben segítheti a munkádat.
3. Mit vársz el egy ügyviteli rendszertől? Fontos megfogalmazni, hogy mi az amit vársz hosszú, vagy rövid távon a rendszertől. Pl nem vesznek el a rendelések, növekszik a bevétel, stb…
4. Biztos, hogy ügyviteli rendszerre van szükséged? Ha már átgondoltad, hogy mire szeretnéd használni a rendszert, akkor érdemes feltenni a kérdést, hogy tényleg ügyviteli rendszer kell-e neked, vagy esetleg egy ügyfélkapcsolati CRM rendszer, netán egy összetettebb ERP rendszer. Ennek a kérdésnek a megválaszolásához lehet hogy szakember tanácsára lesz szükséged.
5. Milyen lehetőségeid vannak idő, és anyagiak tekintetében? Egy ügyviteli rendszer bevezetése mindenképpen időbe és pénzbe fog kerülni. Jobb még az elején látni, hogy ez mivel jár.
6. Dobozos termék, esetleg szoftver bérlése, vagy egyedi fejlesztés? Fontos átgondolni, hogy egy kész rendszert veszel meg esetleg, ami egyszeri költség. Itt kérdéses lehet a támogatottság és a frissítés, valamint hogy a rendszer megfelelő-e, viszont hosszútávon költséghatékony. Szoftver bérlés esetén folyamatos a támogatás, a frissítés, azonban hosszútávon lehet olyan konstrukció, ahol költségesebb a használata. A saját rendszer készíttetése nagyon költséges, ezt a lehetőséget akkor kell választani, ha teljesen egyediek az igényeink.
7. Asztali vagy webes? Régebben inkább az asztali programok voltak népszerűek, ma már inkább a webes megoldások. Egy asztali program gyorsabb, jobban integrált, míg egy webes program könnyen elérhető bárhonnan, bármilyen eszközről használható, platformfüggetlen.
8. Felhős, vagy helyi rendszer? El kell döntened, hogy helyben üzemeltetett szerver fogja kiszolgálni a rendszert, vagy egy felhőben fog futni a szolgáltatás. Egy helyi rendszer esetén az elérés gyors és stabil, viszont gondoskodni kell a szerver karbantartásáról. A felhős szolgáltatások mára nagyon népszerűek és megbízhatóak lettek, nem kell foglalkozni az üzemeltetésével.
9. Változtatás esetén későbbi támogatás kérdése. Ahogy fejlődsz, az ügyviteli rendszerednek is fejlődnie kell veled együtt. Fontos megkérdezni, utána járni, hogy hogyan alakulnak a későbbi költségek. Sok esetben egy plusz funkció lefejlesztése 10X annyiba fog kerülni, mint az eredeti fejlesztés óradíja. A legtöbb szolgáltatónál az első év után jelentősen megdrágul a bérleti díj, illetve lehet, hogy maga a dobozos termék olcsó, de a frissítést hozzá aranyárban mérik.
10. Milyen a támogatás? Nem mindegy, ha van egy problémád/kérdésed, arra mikor kapsz választ, és milyen választ kapsz. Mennyire segítőkész az ügyfélszolgálat. Mennyi idő alatt oldják meg a problémádat.
10+1. Mennyire használható a rendszer? Neked és a kollégáknak is fontos szempont, hogy mennyire egyértelmű, könnyen kezelhető a rendszer, be kell-e tanítani a kollégákat?
A felsorolt 11 titkos kérdés segíteni fog, hogy jó ügyviteli rendszert válassz. Azonban ha tanácstalan vagy, esetleg csak megerősítésre van szükséged, keress fel egy szakembert, aki jártas ezekben a problémákban és a segítségedre lesz.