Systream Blog Kategória: Ügyvitel
A sikeres vállalkozás titka a megfelelő kommunikáció
Ahhoz, hogy sikeresek legyünk az üzletben, legtöbb esetben ügyfelekre van szükségünk. Minél több az ügyfél, annál jobban megy a bolt. Éppen ezért az üzleti kommunikáció létfontosságú az új és a meglévő ügyfeleknél is. Az ügyfeleknek információ éhségük van, kell nekik a visszajelzés! Tudni akarják, mi a helyzet a megrendeléssel, mikorra várható, mikor kapják meg, mi a helyzet a leadott javítással, stb… A bizonytalanságot senki sem szereti, mert azzal nem lehet számolni, ezért szeretnénk tudni…..
Az 5 leggyakoribb ügyviteli probléma
Cégvezetőként biztosan belefutott már a következő problémák valamelyikébe, ezért összeszedtük azokat a felmerülő gondokat, amiket egy ügyviteli rendszer hiánya okozhat. 1, Elveszett, nem naprakész információ Ez az egyik leggyakoribb probléma; a nem, vagy több helyen tárolt információ. Ha több kolléga dolgozik együtt, különösen fontos a megfelelő kommunikáció, az egységes csatorna ahhoz, hogy minél hatékonyabb legyen a munka. Tipikusan ilyen problémák: hol vannak elmentve adatok, van itt két Excel fájl is, melyik az aktuális,…..
10 titok az ügyviteli rendszered megfelelő bevezetéséhez
1. Nagyon fontos átgondolnod, hogy kell-e neked ügyviteli rendszer. Általában ha felmerül a kérdés, akkor kelleni fog, de azért érdemes újra átgondolni. 2. Mire szeretnéd használni a rendszert? Gondold át, hogy milyen folyamatokat kell, hogy támogasson a rendszer, miben segítheti a munkádat. 3. Mit vársz el egy ügyviteli rendszertől? Fontos megfogalmazni, hogy mi az amit vársz hosszú, vagy rövid távon a rendszertől. Pl nem vesznek el a rendelések, növekszik a bevétel, stb……..
Hogyan lesz hatékonyabb a munka egy ügyviteli rendszerrel?
Egy cégvezető joggal teheti fel a kérdést. Miért szánjon időt, energiát és pénzt egy ügyviteli rendszer bevezetésére? Sokszor találkozunk azzal a problémával, hogy kevés az erőforrás, kellene még ember, „de a keretek szűkösek”, vagy a „terhelés, és a roham csak időszakos, erre most nem veszünk fel új kollégát”. A másik dolog amit sokszor látunk az, hogy vannak monoton feladatok, amiket újra és újra meg kell csinálni, pl. árajánlat adás, beszállítói megrendelés, hó…..
Adatlap exportálása PDF -be
Ügyviteli tevékenység során sokszor felmerülhet, hogy szükség van munkalap, átvételi bizonylat, vagy egy ajánlat kinyomatására, esetleg elküldésére e-mail-ben. A következő funkció ezt a problémát hivatott megoldani. Rendszerünk nem kész sablonokat ad, hanem a lehetőséget ezekenek a személyre szabására, beállítására, hiszen mindenkinek más adatra van szüksége, másnak kell szerepelnie egy-egy ilyen lapon. Minden sémához akár több PDF export sablon is készíthető. Ezt a sémák menü alatt az adott séma beállításánál találjuk meg. …..
Dokumentumtár, fájlkezelés
Hiába tárolunk minden információt online az ügyviteli rendszerben, ha a szükséges iratok még papír alapon, vagy már digitálisan, fájl formátumban, de egy mappában hevernek ömlesztve ahelyett, hogy rendezetten, a megfelelő fájlokban lementve tárolnánk ott, ahol könnyen elérhetőek, visszakereshetőek lennének. Ilyen például egy ajánlathoz kiküldött dokumentum, egy megkötött szerződés, vagy egy hibabejelentéshez csatolt kép. Így tárolhatsz a Systream-ben képet, dokumentumot, fájlt: A kívánt sémához hozzá kell adnunk egy új tulajdonságot, ami a feltöltött…..
Változás követés
A tapasztalat azt mutatja, hogy az ügyviteli rendszer használata nem minden kolléga számára ugyanolyan fontos, pedig a csapatmunkához ez elengedhetetlen, hiszen épp azokat a félreértéseket segít rendbe tenni, mikor a kollégák egymásra mutogatnak, megpróbálják áthárítani a másikra a be nem fejezett munkát, az elírt adminisztrációt. A Systream-et használva minden feladatnak követhető, utólag is ellenőrizhető a felelőse. A kollégák ellenőrzésén kívül hasznos funkció az is, mikor például egy ügyfél bármely adata megváltozik, utánkövethető…..
Adatok importálása
Ahhoz, hogy könnyebben tudj beköltözni a rendszerbe, a következő funkció jól fog jönni. XLS, XLSX, vagy CSV fájlból tudsz adatokat importálni egyszerűen Systream-be. Jobboldalt felül a kereső nézetben található egy importálás gomb. Arra kattintva megjelenik az importálási felület. Itt fel kell töltenünk az excel fájlt. Felöltés után a rendszer fejléc információkat keres az Excelben. Ha talált megfelelően értelmezhető adatot, akkor megjelenik az összerendelő felület. Itt kell megadni, hogy a séma paramétereihez melyik…..
A sikeres cég titka
… a jó ügyviteli rendszer! Nélküle lemaradsz! Neked még nincs? Pedig a konkurenciádnak már van, és sokkal hatékonyabban tud dolgozni. Egy ügyviteli rendszer bevezetése és használata költséges lehet, ha nem a megfelelőt választod. Mielőtt kiválasztanád a célszoftvert, mindenképpen írd össze mire van szükséged és az alapján válassz. Hallgasd meg a mi ajánlatunkat is: Kapsz tőlünk egy ingyenesen használható rendszert, alap funkciókat és ~1000 adatot felvihetsz a rendszerbe díjmentesen. Próbára teheted, testre szabhatod……
Raktárkezelő beállítása
Szeretnénk bemutatni, hogyan tudsz a Systream rendszerében egy egyszerű raktárkezelő modult létrehozni. Lépésről lépésre valós ábrákkal bemutatjuk, hogy mit és hol lehet beállítani. A cikk végére meglátod, miért is nagyszerű ez a program. Nem győzzük hangsúlyozni, hogy rendszerünk alapját a magas testreszabhatóság adja. Ennek köszönhető, hogy akár egy egyéni raktárkezelőt is létrehozhatunk benne. Lássunk neki! Ha szeretnéd a cikkel együtt haladva kipróbálni, megteheted teljesen díjmentesen, bármiféle kötelezettség nélkül. Regisztrálj rendszerünkbe most: Regisztráció Séma…..
Ügyviteli lego
A Systream először kifejezetten szerviz szoftver volt, aztán ahogy jöttek az igények, úgy formálódott. Beláttuk, hogy minden cég más, mások a folyamataik, más igényeik vannak. Szerettük volna ezeket az igényeket úgy kiszolgálni, hogy közben nem kell rengetegféle rendszert fejlesztenünk/karbantartanunk párhozamosan, ezért hátraléptünk egyet és készítettünk egy olyan rendszert, ahol maga az ügyfél mondja meg, hogy milyen elemek szerepeljenek benne, amolyan legóként. A rendszerünk építőkockákat ad használója kezébe. Ezeket a kockákat úgy rendezi,…..
Az egyszerűség titka
Amikor körülbelül 5 éve elkészült az ügyviteli rendszerünk első verziója, összeírtam pár alapelvet, amit azóta is igyekszem betartani. Az egyik ilyen alapelvet akkor így sikerült megfogalmazni: Google-féle 1 inputos rendszer kialakítása (lehetőség szerint 1 inputon belül minél több funkció legyen elérhető) Ma már máshogy fogalmaznám meg, azóta sok mindent tanultam. Amikor a „Google-féle 1 inputos” megoldásra gondoltam, az volt a szemem előtt, hogy milyen egyszerű, mennyire használható és jópofa, nem pedig az,…..
Elég biztonságos-e a felhő?
Vajon elég biztonságos-e egy online szolgáltatás használata? Ma már online bankolunk, vásárolunk, ügyet intézünk. Mérnökök, szakemberek azon dolgoznak, hogy minél biztonságosabbak legyenek ezek az online rendszerek, de vajon biztonságosabb-e egy online ügyviteli rendszer egy intranetes, vagy egy asztali alkalmazással szemben. Az online „felhő” -s szolgáltatás biztonsági kockázata (ami egyben előnye is) abban rejlik, hogy bárhonnan elérhető. Például egy telepített intranetes/desktop rendszert csak az irodában lehet használni, így ahhoz illetéktelenek is hozzáférhetnek. Egy…..
Miért kell nekem ügyviteli rendszer?
Felmerülhet a kérdés, hogy minek ügyviteli rendszer, hiszen eddig is milyen jól megvoltunk nélküle. Amit kellett azt megjegyeztük, papírra leírtuk, esetleg excelben vezettük. Ezek az érvek kis cégeknél gyakran elhangzanak, és teljesen igazak – egy ideig. Egy kis cég esetében könnyű észben tartani a dolgokat, azonban ahogy fejlődik a céged, egyre több mindenre kell figyelni. Minél többen dolgoznak egy cégnél, annál több a járulékos kommunikáció. Képzeljük el, ha érkezik egy megrendelés, akkor…..